Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане.
На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.
Необходимость покупки вкладыша
Трудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.
Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.
Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.
Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.
Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании.
Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша.
Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.
Запреты
Есть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:
- Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
- Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
- Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд России
Покупка
По закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель. В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель. В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.
Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку.
Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно.
Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.
Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.
Случаи, когда платит наниматель
Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:
- При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
- Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.
Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.
Порядок получения трудовой
Как можно приобрести трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.
Подпись в трудовой книжке при увольнении
В первом случае компания, в штате которой наемные работники, заключает договор с производителем книжек и получает их в требуемом количестве на регулярной основе.
Такие бланки всегда соответствуют нормам законодательства, они имеют серийный номер, по которому можно проверить подлинность.
Также тут полностью исключены любые проблемы с легализацией бланка, ведь его покупка проведена по счетам и вполне законна.
Приобретение этого документа самостоятельно можно осуществить в магазине канцтоваров, который занимается реализацией подобного товара. Но в свободной продаже бланки появились относительно недавно, раньше их можно было купить только при наличии доверенности от работодателя.
Не всегда есть смысл покупать трудовую самостоятельно, ведь бланки могут быть нелегальными: без номера или иметь неправильную разлиновку полей. В таком случае придется заплатить дважды, ведь их использовать для внесения данных о стаже нельзя.
Вывод
Трудовая книжка имеет ограниченное количество полей для внесения информации о трудовом стаже. Если человек часто меняет место работы, то не странно, что строк не остается.
В тот момент, когда кадровик обнаруживает, что места для следующей записи нет, он вшивает вкладыш установленного образца и в соответствии с правилами.
Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.
- Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?
- За чей счет приобретается бланк?
- В каких случаях бланк оплачивает работодатель?
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?
 |
| Скачать форму вкладыша |
Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.
При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.
Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок.
Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки.
Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.
Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.
Читайте нас в Яндекс.Дзен Читайте нас в Telegram
За чей счет приобретается бланк?
 |
| Скачать форму трудовой книжки |
Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…
Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.
Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника.
Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п.
47 Правил не позволяет.
Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:
- Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.
Скачать форму дубликата - Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.
Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.
Вкладыш в трудовую книжку
Рано или поздно некоторые люди обнаруживают, что трудовая подошла к концу.
Но если нужно внести новую запись, а места для неё просто нет, то это вовсе не означает, что пришла пора заводить новую – вместо этого приобретается вкладыш в трудовую книжку, и можно продолжать вносить в неё сведения, как и прежде.
Для самих работников вкладыши важны еще и тем, что от этих документов будет зависеть их пенсия. Как минимум то, придётся ли им при выходе на неё бегать по бывшим работодателям, собирая сведения о периоде работы у них, или же все они будут чётко и аккуратно оформлены в одном документе.
Что такое вкладыш?
Если место в трудовой закончилось, то недопустимо:
- Зачёркивать графу «Сведения о поощрениях», после чего продолжать вносить в неё сведения о работе, переименовав её.
- Вклеивать в трудовую чистые листы и делать новые записи на них.
- Заводить другой бланк для внесения новых записей.
Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались. Но правильным и законным будет вшивание вкладыша в документ. Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.
Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш. Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей.
Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.
Основные параметры вкладыша такие: в нём 36 страниц, его формат 88×125 миллиметров, обложка картонная, есть элементы защиты. Титульный лист похож на титульный лист трудовой книжки, а графы внутри все соответствуют трудовой.
Где приобрести бланк вкладыша?
Бланки вкладыша квалифицируются как документы строгой отчётности, но при этом приобрести их можно свободно, они продаются в канцелярских магазинах. Всё-таки желательно покупать их у проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком, выпускающим трудовые и вкладыши. Также можно приобретать их и напрямую у Гознака.
Выданы вкладыши могут быть:
- Без выплаты работником компенсации – в таком случае все расходы ложатся на работодателя.
- С выплатой компенсации – она не должна быть выше, чем стоимость бланка при покупке.
- С частичной выплатой компенсации, при которой часть расходов несёт сотрудник, а часть работодатель.
Бланки выдаются безвозмездно реже, чем трудовые, поскольку этот документ всё же дополнительный, а не основной.
Обязательна бесплатная выдача лишь в том случае, если вкладыш оказался испорчен по вине заполнявшего его работника – в таком случае замена проводится за счёт организации.
Относительно размера компенсации, которую выплачивает получатель вкладыша, стоит отметить, что хотя завышение стоимости является незаконным, но в цену, по которой он отдаётся работнику, может входить не только стоимость приобретения документа, но также и транспортные, и иные расходы. Это означает, что иногда бланк на предприятии может обойтись дороже, чем в свободной продаже, хотя чаще всего он оказывается дешевле, поскольку приобретаются вкладыши компаниями оптовыми партиями, по сниженной цене.
Хранятся вкладыши обычно у ответственного за их ведение сотрудника, данные об их движении заносятся в книги учета, которые ведёт бухгалтер. Работник отдела кадров, на которого возложено ведение трудовых и вкладышей, должен предоставлять отчёт об их расходовании и докладывать о необходимости пополнить их запас.
Оформление и заполнение вкладыша
Заполняться документ должен так же, как и сама трудовая, а потому сложностей с его заполнением быть не должно, но есть немало важных нюансов, на которые стоит обратить внимание:
- Заводить вкладыш должны сотрудники того работодателя, во время работы у которого строчки в трудовой подошли к концу – увы, это правило не всегда соблюдается, из-за чего работники приходят в новую компанию с книжкой, в которой нет места для новых записей. Отметим, что отказывать им в приёме на работу по этой причине нельзя.
- Дата заполнения на титульном листе – это именно та дата, в которую занесена первая запись во вкладыш, а не в саму трудовую.
- Заводить можно много вкладышей – их количество не ограничено.
- Пронумеровать записи просто – нумерацию следует продолжать относительно той, что использовалась в трудовой. К примеру, если номер последней записи в трудовой 19, то во вкладыш заносится запись с номером 20.
- Если же место закончилось, а запись ещё не завершена, то она будет продолжаться уже во вкладыше ровно с того места, на котором прервалась.
- Данные, которые вносятся во вкладыш, должны быть строго актуальными, даже если в самой трудовой фигурируют другие. К примеру, работник мог получить новое образование уже после того, как завёл её. Если информация, которая значится на титульном листе самой трудовой, уже неверна, то изменения должны быть отражены, а сотрудника надлежит обязать предоставить документы, которые подтвердят эти изменения – копии документов вшиваются в его личное дело, а во вкладыше записываются новые данные о нём.
- После того как все необходимые сведения внесены на титульный лист, вкладыш должен быть прикреплён к трудовой, а на её титульном листе нужно поставить штамп о выдаче вкладыша с его реквизитами. Также следует сделать запись «выдан вкладыш», без которой он не будет действителен даже если его вшить.
Относительно места, в которое необходимо ставить штамп, а также куда именно подшивать вкладыш, нет никаких указаний.
Потому стоит отметить лишь, что ставить штамп стоит так, чтобы он не закрыл остальные записи и был хорошо читаем.
Вместо печати можно сделать также и отметку вручную, если у компании вообще нет печати, но всё-таки лучше, если будет стоить именно штамп. Совсем без штампа либо отметки документ также будет просто недействителен.
Важный момент: если была допущена ошибка во время заведения документа на титульном листе, нельзя вносить исправления, следует просто поменять его на новый.
Старый же утилизируется, его номер вырезается и вклеивается в журнал учёта. Из-за этого не стоит подшивать вкладыш до того, как завершено заполнение титульного листа – сначала нужно убедиться, что никаких ошибок нет, а если они всё же обнаружатся, не составит труда поменять его.
Когда ошибка допускается уже в ходе дальнейшего заполнения внутри документа, то на такие радикальные меры, конечно, идти не стоит: её разрешается исправить.
Но ни в коем случае не перечёркивая ошибочную запись – здесь предписывается действовать так же, как и при заполнении самой трудовой, то есть внести новую запись, в которой сделать указание на то, что совершена ошибка, и номер записи, которую следует считать недействительной – это утверждение заверяется подписью.
Как только записи на титульном листе сделаны, их заверяет сам внёсший их сотрудник при помощи своей подписи, необходимо поставить и печать компании. Самому работнику следует проследить, чтобы печать была поставлена, поскольку, если затем обнаружится её отсутствие, а он уже будет работать в другом месте, ему самому придётся обращаться на предыдущее место работы, чтобы поставить печать.
Как прикрепить вкладыш к трудовой книжке?
После того как заполнение вкладыша, а вернее, пока что его титульного листа, завершено, наступает время вшить его в трудовую. Хотя нет никаких указаний на предмет того, как именно правильно прикреплять вкладыш в книжку, но всё же можно выделить важные правила, которых следует придерживаться:
- запрещено просто хранить его вложенным, не вшивая;
- нельзя приклеивать либо пользоваться скрепками вместо вшивания.
Надёжно скрепляет документы только вшивание, и потому оно, с одной стороны, гарантирует, что вкладыш не потеряется – только если вместе с основным документом; с другой стороны – существенно затрудняет манипуляции с ним, опять-таки, если они проводятся отдельно от основного документа.
Прикреплённые не по правилам вкладыши действительными считаться не будут.
Подшивают вкладыш обычно в конец книжки, но есть и другие варианты: так, с точки зрения содержания правильным будет сделать это перед разделом сведений о награждениях, поскольку именно на этом месте чаще всего придется открывать книжку, и не придётся её часто пролистывать. Наиболее удобно подшить его в самой середине.
Чтобы произвести вшивание, потребуются нитки, иголка и шило – а когда они под рукой, можно начинать сам процесс. Опишем его по этапам:
- Разверните трудовую книжку там, куда будете вшивать вкладыш.
- Разверните сам вкладыш посередине.
- Возьмите шило и проколите с его помощью по паре отверстий в обоих документах. Проколов может быть и больше, главное, чтобы они имели аккуратный вид – для того и требуется шило. Важно также не повредить записи – для этого проколы следует сделать прямо у переплёта.
- Возьмите иголку с прочной ниткой и сшейте их, концы нитки при этом нужно оставлять на внутренней стороне. Важно использовать нитку высокого качества, чтобы она не порвалась и не истёрлась через несколько лет использования.
- Крепко завяжите, чтобы вкладыш был твёрдо прижат к трудовой, и обрежьте нитки. Для более аккуратного сшивания в некоторых компаниях даже имеются предназначенные именно для документов швейные машинки, с помощью которых процедура становится куда проще и менее затратной по времени.
Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку
На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.
Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы
Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений. Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе». Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:
- Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
- Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.
Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.
Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.
- Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
- Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
- фамилию, имя и отчество}
- дату рождения}
- данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
- специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
- Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
- Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.
Выдача вкладыша в трудовую книжку
Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:
- На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
- Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
- Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.
Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу
Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ. Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.
По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.
Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:
- Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.
- На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.
В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.
- Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.
Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.
Дополнительная информация
В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные.
От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.
Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.
- Кадровое делопроизводство
Оцените публикацию
Вкладыш в трудовую книжку: кто должен его покупать и как правильно вшить? Порядок и образец оформления
В некоторых случаях у работника заканчивается трудовая книжка (какие-либо ее разделы, отражающие информацию о тех или иных видах его трудовой деятельности, например, о непосредственной трудовой деятельности работника). Как быть в этой ситуации и надо ли заводить новую трудовую книжку или можно обойтись вкладышем?
Понятие и случаи использования вкладыша в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку представляет собой бланк кадрового документа, который используется в тех случаях, когда по каким-то причинам закончились все графы для заполнения в трудовой книжке работника.
Вкладыш используется для того, чтобы не проводить работу по оформлению новой трудовой книжки, так как законом строго запрещено наличие у работника двух и более трудовых книжек, даже если одна из них полностью заполнена.
Использование вкладыша не только позволяет сохранить имеющиеся у работника кадровые документы, но также и организовать продолжение учета имеющегося официального трудового стажа у работника, а также (в случае необходимости) продолжить внесение информации о выносимых поощрениях работника.
Кто обязан покупать и предоставлять к заполнению вкладыш
В настоящее время ни в одном нормативном акте, который осуществляет регулирование процедуры заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, не содержится каких-то указаний на то, кто обязан заниматься приобретением вкладышей.
Как показывает практика, данную функцию выполняет чаще всего работодатель.
Обусловлено это тем, что чаще всего места для записей в трудовой книжке заканчиваются именно при внесении каких-либо сведений о внутренних кадровых передвижениях работника.
Если место для заполнения в трудовой книжке закончилось на моменте увольнения с предыдущего места работы, то обязанность по приобретению вкладыша полностью ложится на плечи работника.
Приобрести вкладыш в трудовую книжку можно в любом магазине канцелярских товаров либо, если речь идёт о заказе оптовой партии данного документа работодателем, закупка осуществляется путём заказа у поставщика, который предоставляет услуги по поставке документов, изготовленных на предприятиях Гознака. При приобретении необходимо проверить, чтобы сам вкладыш имел все необходимые степени защиты.
Правила оформления
Вкладыш в трудовую книжку, и об этом говорит Инструкция по заполнению трудовых книжек, заполняется по тем же правилам, что и основной документ. Однако в данном случае есть определенные нюансы:
- так как вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, который используется для продолжения заполнения информации о трудовой деятельности работника, а также о выносимых ему поощрениях, то при заполнении соответствующих граф полностью сохраняется та нумерация, которая использовалась в основном документе. В том случае, если по каким-то причинам порядок нумерации не соблюден, и во вкладыше нумерация начата заново, сам вкладыш признается недействительным и подлежит уничтожению, а взамен выдается новый;
- все записи во вкладыше должны быть выполнены таким же образом, что и записи в самой трудовой книжке, и дополнительного заверения они не требуют. Если поставлена какая-либо лишняя отметка, такой документ будет считаться недействительным;
- внесение исправлений во вкладыш осуществляется тем же способом, что и в трудовую книжку: указывается информация о том, какую запись следует считать ошибочной, делается верная запись и указывается документ-основание для признания новой записи действительной;
- если повторная ошибка допущена на титульном листе вкладыша, то сам вкладыш подлежит уничтожению, так как на титульном листе допускается только одно исправление. Если же речь идет о внесении изменений в информацию на титульном листе, например, при изменении фамилии у женщины после изменения семейного положения, то такое изменение заверяется подписью и печатью сотрудника отдела кадров организации или иного другого лица, уполномоченного вести кадровую работу;
- номер заполненного вкладыша должен быть внесен на титульный лист трудовой книжки. При этом наиболее оптимальным вариантом является внесение номера вкладыша после заполнения титульного листа и формирования первой записи, так как если вкладыш был вклеен, а номер внесен на титульный лист книжки, но при заполнении была допущена ошибка, придется вкладыш уничтожать, а номер исправлять на новый.
Как правильно вклеить?
Несмотря на то что Инструкция по заполнению трудовых книжек представляет собой достаточно подробный документ, который регламентирует различные стороны работы с трудовыми книжками, тем не менее указаний на то, каким образом осуществлять вклейку вкладыша в документ, в ней не содержится.
По этой причине работодатель в лице своих сотрудников кадровых подразделений может вклеивать вкладыш в любую часть трудовой книжки таким образом, чтобы использование вкладыша было максимально удобно для всех лиц, ответственных за его заполнение.
В силу структуры трудовой книжки наиболее удобным вариантом вставки вкладыша в нее следует считать вклеивание вкладыша в середину документа.
Это обусловлено тем, что в середине бланка трудовой книжки находится шов, который можно использовать для дальнейшей вставки самого вкладыша.
Так как условиями использования вкладыша является необходимость наличия возможности свободного заполнения всех его разделов, то такое расположение – в середине, где есть шов, является наиболее удобным.
Количество вкладышей, которые могут быть вклеены в трудовую книжку, законом никоим образом не ограничивается. Это связано с тем, что случаи замены трудовой книжки и выдачи дубликата крайне ограничены на сегодняшний день.
Образец оформления вкладыша в трудовую книжку
Единственным условием является то, что использование вкладышей после их вклеивания должно оставаться удобным, а вся вносимая в них информация – читаемой и не позволяющей иных толкований.
Действителен ли вкладыш без трудовой книжки
Использование вкладыша без самой трудовой книжки недопустимо, так как без основного бланка документа об официальном стаже бланк вкладыша действительным считаться не будет.
Загрузка…
При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Helen (г. Липецк)
Закончилась старая трудовая книжка, что делать – заводить вкладыш? Как и за чей счет?
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов – «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», нужно оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Оформлять (вести) вкладыш следует в том же порядке, что и трудовую книжку. Вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без нее он недействителен) (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Законодательство не регламентирует, как именно вшивать вкладыш в трудовую книжку. В частности, не установлено, куда его нужно поместить – в начало, середину или конец трудовой книжки, какие нитки использовать и сколько делать проколов.
Данные вопросы остаются на усмотрение работодателя Технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки, но в этом случае он будет разбивать часть записей, поэтому лучше прикрепить его в конец трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой.
На практике вкладыш пришивают суровой ниткой на 4-5 проколов.
При выдаче вкладыша в трудовой книжке нужно поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер. Штамп можно поставить на титульном листе трудовой книжки или на внутренней стороне ее передней обложки.
Если штамп ставится на титульном листе, нужно расположить его вверху так, чтобы он не закрывал других записей. Если у вас нет штампа, можно написать от руки «выдан вкладыш».
Это не сделает вкладыш недействительным, однако штамп все равно нужно заказать, так как у работодателя он должен быть в обязательном порядке, это предусмотрено законодательством(п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Обратите внимание: вкладыш должен быть именно вшит, а не вклеен, не прикреплен степлером или каким-либо иным способом, поскольку другие способы не обеспечивают надежность скрепления Также нельзя просто вложить его в трудовую книжку, не закрепляя – он может потеряться.
Нумерация записей во вкладыше по каждому разделу будет продолжать нумерацию, которая ведется в соответствующих разделах трудовой книжки (п. 11, 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., абз. 1, разд. 4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
При изменении личных данных о работнике изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.3-2.4 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).
Работодатель выдает работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) за плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланка (п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).
Работник вправе рассчитываться за выданный ему бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) различными способами, например, внести деньги наличными в кассу или перечислить на банковский счет организации. Трудовую книжку (вкладыш в нее) можно выдавать и бесплатно, если предусмотреть такую возможность в локальном нормативном акте.
Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о социальных гарантиях, льготах и компенсациях и т.п. (ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
В определенных случаях организация обязана выдавать работнику трудовую книжку (вкладыш в нее) бесплатно, например, если при первичном заполнении вкладыша бланк был испорчен не по вине работника (п. 34, 47-48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., письмо Минздравсоцразвития России № 12-3/10/2-6752 от 6 августа 2010 г.).
Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец
Как оформить образец-вкладыш в трудовую книжку — вопрос, актуальный даже для самого опытного кадровика. Изучим то, каким образом он может быть решен.
- Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?
- Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?
- Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
- Юридическое оформление вкладыша: нюансы
- Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?
- Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?
- Итоги
Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?
Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.
В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:
- работнике (именуется также титульным листом);
- работе;
- вознаграждениях сотрудника.
Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:
- заполнение вкладыша;
- вшивание вкладыша;
- юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.
Изучим специфику данных процедур подробнее.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?
Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:
- дату заполнения документа;
- персональные сведения о сотруднике.
Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.
О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».
Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:
- данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
- порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
- недопустимы сокращения при внесении данных в документ.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:
- взять иголку с ниткой;
- плотно приложить вкладыш к книжке;
- пришить вкладыш к книжке, прокалывая его в двух местах и продевая через получившиеся отверстия нитку.
Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.
Юридическое оформление вкладыша: нюансы
Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:
- внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
- проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.
Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.
Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?
Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:
- прямоугольный контур;
- словосочетание «Выдан вкладыш»;
- слова «Серия» и «Номер»;
- линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.
Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:
- титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
- странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.
Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».